G&B ondersteunt groei met digitale transportoplossing van mobileNXT

In 1998 startten Peter Goedegebure en Marnix Boone met de verkoop van vis vanuit hun garagebox in Yerseke. Sindsdien is hun bedrijf G&B uitgegroeid tot een complete horecagroothandel met een assortiment van ruim 7000 producten. De garagebox is verruild voor meerdere panden in Yerseke, waaronder een hal voor de bereiding van verse vis- en vlees en een logistiek centrum met koel- en vriescellen voor groenten, fruit en friet. “Daarnaast hebben we nog een pand voor zuivel- en non-food-producten. We leveren in feite alles wat restaurants in hun keuken gebruiken”, vertelt Peter Blok, hoofd binnendienst bij G&B. 

Voor het transport beschikt G&B over een eigen wagenpark met 92 bestelauto’s. Daarmee bestrijkt het Zeeuwse familiebedrijf een gebied dat loopt van Zandvoort en Almere in het noorden tot Gent en Brussel in het zuiden. “Kwaliteit en service vormen onze grootste kracht”, weet Blok. “Elke dag selecteren we eigenhandig de beste producten en elke dag leveren we die dagvers uit aan onze klanten. Als een restaurant een saté van 170 gram wil, bereiden we voor hem een saté van 170 gram. En als hij iets vergeten is, doen we er alles aan om hem dat dezelfde dag nog te leveren.”

Uitdagingen in transportplanning

De kwaliteit en service heeft geleid tot een groeiend klantenbestand, wat voor uitdagingen in de transportplanning zorgde. Lange tijd was de planning een volledig papieren proces, waarbij de planner handmatig ritlijsten samenstelde en pakbonnen op volgorde legde. Door het uitdijende klantenbestand met inmiddels 1500 adressen kostte het maken van de ritlijsten steeds meer moeite. “Alle kennis over klanten zat in het hoofd van onze planner’, legt Blok uit. “Hij wist precies welke klant via de voordeur van het restaurant of achterlangs door het poortje beleverd wilde worden. Soms had de chauffeur een sleutel of alarmcode nodig om de bestelling te kunnen wegzetten.”

Het initiatief voor digitalisering van het proces kwam van de planner zelf. Hij vroeg om een database waarin hij de aflevervoorkeuren van klanten kon vastleggen. “Dat vormde voor ons de aanleiding om te onderzoeken welke technologische oplossingen voorhanden zijn, stelt Blok. “Ons ERP-systeem bood een oplossing, maar die was niet toereikend. Daarom zijn we uitgekomen bij ICT Logistics en hun platform mobileNXT.”

Peter Blok, hoofd binnendienst van G&B: “We hoeven niet meer het handschrift van chauffeurs te ontcijferen.”

Geen handmatige verwerking meer

Met behulp van mobileNXT is de transportoperatie volledig gedigitaliseerd. Elke nacht ontvangt het platform de ritlijsten vanuit het ERP-systeem. mobileNXT maakt daar digitale ritten van, plaatst de stops in de optimale volgorde en berekent welke klant op welk moment zijn bestelling ontvangt. “Als de chauffeurs van G&B ’s ochtends inloggen op hun mobileNXT-app, zien ze meteen welke rit voor hen is klaargezet. Met een paar klikken kunnen ze naar klanten navigeren, aanvullende informatie opvragen en relevante data invoeren”, vertelt Niki Schuitvlot, die als Business Consultant van ICT Logistics het project heeft begeleid.

Ook de informatie over aflevervoorkeuren van klanten staat nu in mobileNXT. “Soms maakt een chauffeur foto’s of video’s van de afleverlocatie, die we ook kunnen toevoegen. Via de app kunnen we alle informatie delen die chauffeurs nodig hebben voor hun rit”, vertelt Kouwijzer, Blok wijst op de extra controle die is ingebouwd. “Bij elke aflevering krijgt de chauffeur de pakbon op zijn scherm. Als de aantallen niet kloppen, kan hij dat aangeven door te plussen of minnen. Die informatie wordt op de achtergrond automatisch gecheckt. Ook kan chauffeur op zijn scherm aangeven hoeveel fusten hij mee terugneemt. Die data hoeven we niet meer na afloop handmatig te verwerken.”

Real-time zicht op de voortgang

Ook de planner profiteert van mobileNXT. Via het platform krijgt hij real-time zicht in de voortgang van alle ritten. Als dat nodig is, kan hij ingrijpen door stops toe te voegen of te verwijderen of een chat met de chauffeur te starten. Als een chauffeur onderweg melding maakt van een probleem of uitzondering, verschijnt die informatie inclusief eventuele foto’s direct op het scherm van de planner. Dat stelt hem in staat om snel actie te ondernemen en de klant te informeren. Als een aflevering is geslaagd, kan de digitale pakbon meteen naar de klant worden gemaild.

“Dankzij mobileNXT kunnen we precies zien hoe laat een chauffeurs bij zijn klanten aankomt. Als hij onderweg vertraging oploopt, wordt de verwachte aankomsttijd opnieuw berekend. Wel zo handig, want we krijgen elke dag tientallen telefoontjes van klanten die willen weten wanneer ze hun bestelling ontvangen”, legt Blok uit. “Via mobileNXT zien we nu in één oogopslag wat de verwachte aankomsttijd is. Vroeger moesten we daarvoor eerst met de chauffeur bellen. Dit scheelt ons heel wat telefoontjes”, voegt Sascha eraan toe.

Sascha Kouwijzer, Commercieel medewerker van G&B: “Implementatie van MobileNXT heeft ons heel wat telefoontjes bespaard.”

Toenemende klanttevredenheid

Digitalisering van de transportoperatie levert G&B een flinke tijdswinst op. “Neem alleen al de emballageadministratie. Voorheen hadden we met drie man anderhalf uur nodig om alle bonnetjes van de week ervoor te verwerken, nu gaat dat allemaal automatisch”, vertelt Sascha. “Dat de administratie nu nauwkeuriger verloopt, is een bijkomend voordeel. Soms raakte een bonnetje zoek, met als gevolg dat de administratie niet klopte en klanten de telefoon pakten. Sinds we mobileNXT gebruiken, zien we de klanttevredenheid toenemen.”

Ook de chauffeurs zijn blij met de digitale oplossing. “De een is wat handiger in het gebruik van de app dan de ander, maar ze gebruiken het allemaal. Ook de twee chauffeurs die boven de tachtig zijn”, vertelt Blok. “Het levert hen ook een hoop gemak op. Vroeger moesten zij bij een retourzending handmatig een formulier invullen en in de fust stoppen. Nu gaat dat allemaal via de app en staat het meteen in ons ERP-systeem. We hebben geen medewerkers meer nodig om het handschrift van de chauffeurs te ontcijferen en de informatie in het systeem te verwerken.”